Aplikace Office OneNote 2007 je software, který poskytuje uživatelům jedno
místo ke shromáždění téměř všech typů a forem informací a zároveň nabízí
nástroje pro jejich rychlé vyhledávání. Obsahuje i snadno použitelné nástroje
pro spolupráci, tak, aby více uživatelů mohlo naráz zpracovávat nadměrné
množství informací.
Na rozdíl od systémů využívajících papírování, aplikací pro zpracování textu,
e-mailových systémů nebo jiných kancelářských programů, nabízí aplikace Office
OneNote 2007 flexibilitu získání a uspořádání textu, obrázků, digitálního ručně
psaného textu, nahrávek zvuků a videozáznamů a mnoha dalších informací - to vše
v jednom digitálním poznámkovém bloku ve vašem počítači. Aplikace Office OneNote
2007 Vám může pomoci zajistit vyšší produktivitu tím, že zajistí uložení
potřebných informací v jednom přístupném umístění a sníží dobu nutnou pro
vyhledání informací v e-mailových zprávách, papírových poznámkových blocích,
složkách souborů nebo tištěných formulářích.
Je nedílnou součástí systému Microsoft Office 2007, který usnadňuje účinnější
a efektivnější získávání, uspořádání, vyhledávání a sdílení informací. Účinné
funkce vyhledávání vám mohou pomoci extrahovat informace z textu u obrázků nebo
mluvené slovo ve zvukových nahrávkách nebo videozáznamech. Snadno použitelné
nástroje pro spolupráci pomáhají týmům pracovat společně se všemi těmito
informacemi ve sdílených poznámkových blocích, a to online i offline.
Díky všem informacím na jednom místě poskytuje aplikace Office OneNote 2007
řešení pro nadměrné množství informací, umožňuje efektivnější spolupráci s
ostatními a pomůže vám zachovat si přehled o úkolech, plánech a týmových
informacích. Díky známému vzhledu a funkcím systému Microsoft Office je snadné
začít tuto aplikaci ihned používat. Tím se minimalizuje čas a náklady věnované
školení.
Shromáždění všech informací v jednom umístění
S tím, jak se setkáváte se stále více daty v mnoha různých podobách,
potřebujete jedno umístění, v němž můžete všechna tato data uložit. Zároveň
potřebujete nástroj, který je dostatečně flexibilní k jejich zaznamenávání.
Jinak se může stát, že ztratíte nebo nenajdete informace, které by vám mohly
posloužit k lepšímu rozhodování.
Pořizování poznámek na papír a jejich pozdější přepis může být časově náročné
a obtížné. Papírové poznámkové bloky se mohou ztratit, nelze je snadno sdílet s
ostatními a jsou opravdu dobré pro pořizování pouze jednoho typu informací:
ručně psaných poznámek. Protože většina uživatelů nemá žádný způsob digitálního
zaznamenání nestrukturovaných informací, často si tisknou informace z webu a
ukládají informace ve složkách se soubory nebo v deskách, které je obtížné
později vyhledat a které jsou nepřístupné, když jste pryč. Sdílení informací s
ostatními může být náročné # ostatní mohou ke sdílení souborů a výměnu informací
implicitně používat e-mail a často je obtížné zjistit, jaký je plán, aniž byste
se museli prokousat dlouhou e-mailovou konverzací.
Aplikace Office OneNote 2007 poskytuje řešení v podobě flexibilního softwaru,
který umožňuje shromáždění téměř jakéhokoli typu informací v jednom umístění. S
informacemi po ruce budete připravenější a můžete činit lepší rozhodnutí.
- Udržujte všechny své informace včetně nezávazných
poznámek, obrázků, dokumentů, souborů z jiných aplikací systému
Microsoft Office a různých médií na jednom místě a uspořádejte si je
způsobem, který vám nejlépe vyhovuje.
- Pomozte chránit duševní vlastnictví a nedělejte si
starosti s ukládáním předchozích verzí nebo vytvářením záložních kopií
informací - aplikace Office OneNote 2007 to udělá za vás.
- Veďte si poznámky ze schůzek v aplikaci Office
OneNote 2007 a vytvořte živoucí úložiště skupinových rozhodnutí a
schůzek s brainstormingem, které zajistí návaznost a kontext při dalších
schůzkách.
- Zaznamenejte všechny podrobnosti hovorů a schůzek
se zákazníky synchronizací poznámek zaznamenaných ručně nebo na počítači
se zvukovými nahrávkami a videozáznamy aplikace Office OneNote 2007.
- Shromážděte informace v zařízení Smartphone s OS
Microsoft Windows Mobile nebo v zařízení Pocket PC s OS Windows Mobile
(včetně poznámek, nahrávek a obrázků) a převeďte je do aplikace Office
OneNote 2007.
- Využijte výhod rozhraní API pro export aplikace
Office OneNote 2007 ke snadnému přenosu informací shromážděných v
aplikaci OneNote 2007 do obchodních systémů vaší společnosti. Snížíte
tak nadbytečné náklady a čas strávený při opakovaném zadávání stejných
informací do jiných systémů.
- Kopírujte, vkládejte nebo tiskněte informace z i do
ostatních aplikací systému Microsoft Office 2007 včetně aplikací Word,
Excel, Outlook a PowerPoint.
- Pomocí nástrojů pro kreslení a tabulek aplikace
Office OneNote 2007 k informacím přidávejte poznámky a snadno je
uspořádávejte a spravujte.
Rychlé vyhledání potřebných položek
Vyhledání informací potřebných pro splnění zadaného úkolu může být časově
náročné. Hledání informací v papírových poznámkách, složkách souborů,
počítačových souborech nebo v síťových sdílených položkách zabírá drahocenný
čas, který lze věnovat práci a pozitivnímu přínosu společnosti. Čas strávený
hledáním není čas věnovaný práci.
V aplikaci Office OneNote 2007 je vyhledání informací snadné a rychlé.
Aplikace Office OneNote 2007 eliminuje nutnost přemýšlení nebo hledání, kam jste
uložili důležité informace, protože vše je uloženo ve stejném programu. Již není
nutné proklepávat složky se soubory a probírat se stránkami papírových
poznámkových bloků, abyste mohli najít požadované informace. Účinné funkce
vyhledávání vám poskytují možnost rychlého vyhledání informací.
Aplikace Office OneNote 2007 umožňuje také prohledávání nových typů obsahu,
jako je například text v naskenovaných dokumentech nebo obrázcích, případně
mluvené slovo ve zvukových nahrávkách a videozáznamech. Díky snadnějšímu
přístupu k faktům můžete vy i členové vašeho týmu činit lepší rozhodnutí.
- Můžete rychle vyhledávat klíčová slova v textu,
obrázcích a zvukových záznamech pořízených v aplikaci Office OneNote
2007.
- Výsledky hledání pomocí hypertextových odkazů si
můžete prohlédnout v souhrnném podokně úloh - jediné klepnutí stačí pro
přechod k relevantním výsledkům.
- Prohlédněte si všechny otevřené poznámkové bloky
najednou. Díky funkci přetahování můžete snadno uspořádat poznámky nebo
jejich uspořádání změnit a přidat hypertextové odkazy na jiné stránky
poznámkového bloku, a rychle tak najít příslušný obsah.
- Správa úloh je snadná díky obousměrné synchronizaci
mezi aplikací Office OneNote 2007 a verzemi 2003 a 2007 aplikace
Microsoft Office Outlook.
- Propojením poznámek a ostatních informací s
konkrétními kontakty aplikace Office Outlook 2007 nebo Outlook 2003 se
můžete lépe připravit na schůzky a snadno vyhledat informace.
- Poznámky můžete označit příznaky, což jsou vizuálně
bohaté ikony usnadňující návrat k připomínkám, úkolům a dalším položkám
akcí.
Lepší spolupráce
Se členy týmu pracujícími z různých umístění na více projektech může
komunikace, koordinace a sdílení informací představovat výzvu pro efektivní
práci a produktivitu skupiny. Týmy při sdílení informací a souborů často
spoléhají na e-mailové zprávy, což má za následek problémy s různými verzemi
souborů a zahlcené e-mailové schránky. Je obtížné aktualizovat, sledovat a
pracovat s úkoly, položkami akcí, programy schůzek a záznamy uloženými v rámci
statických dokumentů nebo systémů pro správu dokumentů, které navíc brání více
lidem pracovat ve stejnou dobu se stejnými informacemi. Protože každý ukládá a
sleduje informace zvlášť, je náročné umožnit všem pracovat ze stejné stránky.
Aplikace Office OneNote 2007 pomáhá lidem lépe spolupracovat tím, že
eliminuje překážky, které se objeví v případě vedení izolovaných poznámek v
papírových blocích nebo složkách souborů, případně v počítači jediného
uživatele. Skupiny mohou snáze sdílet informace, produktivněji pracovat a
efektivněji sledovat projekty, problémy a cíle.
- Pracujte společně ze stejného poznámkového bloku,
online nebo offline, pomocí sdílených poznámkových bloků. Aplikace
Office OneNote 2007 řídí změny provedené ve stejném poznámkovém bloku, a
eliminuje tak potřebu sledování verzí nebo načítání změn.
- Vytvořte týmovou znalostní bázi, aby měli všichni
přístup ke stejným informacím. Pomůžete tak novým členům týmu rychle se
dostat do tempa a minimalizujete duplikování úsilí.
- Máte možnost sdílet poznámky i s uživateli, kteří
nepoužívají aplikaci Office OneNote 2007 - odesláním souborů ve formátu
HTML v e-mailových zprávách nebo publikováním dokumentů aplikace OneNote
2007 v síti Internet nebo intranet.
- Máte možnost snazší správy osobních a skupinových
informací vyhrazením konkrétních poznámkových bloků jako sdílených a
ostatních jako osobních. Můžete také pomoci zajistit ochranu osobních
údajů vytvořením hesel.
- Aplikaci Office OneNote 2007 můžete používat jako
sdílenou digitální tabuli, a umožnit tak virtuálním týmům spolupráci v
reálném čase, přičemž mohou prohlížet a upravovat stejnou sadu poznámek.